ESTRUTURA DO PLANO DE COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
PERFIL ORGANIZACIONAL
A 5ª Coordenadoria Reginal de Educação (CRE) atende cerca de 64.000 alunos e conta com o trabalho de cerca de 5000 professores da rede estadual de ensino. A 5ª CRE é uma instância da Secretaria Estadual de Educação. Sob a responsabilidade de um coordenador, a CRE conta ainda com um coordenador adjunto, um diretor administrativo, um diretor pedagógico e um diretor de recursos humanos.
Histórico
Criação: Decreto Estadual nº 7641 de 28 de 12 de 1938
Instalação: 19 de julho de 1939
Local: Num casarão, neste mesmo local, tendo a entrada principal à Rua Gonçalves Chaves
Na década de 70 a Delegacia de Educação transferiu-se para a parte superior do prédio do atual Banco Francês. O casarão foi demolido e construiu-se no local o atual prédio, tendo sua entrada pela Rua Barão de Butuí.
No ano de 2000, um decreto estadual dá nova denominação às Delegacias de Educação, que passaram a denominarem-se Coordenadorias Regionais de Educação e seus titulares – Coordenadores Regionais de Educação, embora permanecendo a mesma amplitude e responsabilidade no seu trabalho pela educação do rio Grande do Sul.
Desde a instalação da 5ª DE, passando pela transformação para 5ª CRE e chegando até nossos dias, municípios deixaram de pertencer a esta Região Escolar e outros foram sendo anexados, seja por sua emancipação ou por nova distribuição geográfica das Regionais de Educação. Hoje, a 5ª CRE abrange escolas de 18 municípios.
Estrutura
Perfil dos Executivos
O Professor Adelino Penedo atua como Coordenador Regional de Educação da 5ª CRE. Com formação em licenciatura Curta em Ciências Socias pela Universidade Federal de Pelotas (UFPEL), possui ainda licenciatura Plena em História também pela UFPEL e é Bacharel em Direito pela mesma universidade.
O professor Carlos Humberto Marques Vieira atua como Coordenador Adjunto e Diretor Administrativo da 5ª CRE. Possui formação em Ciências Físicas e biológicas, pela URCAMP. Também cursou Pedagogia pela UFPEL. Após a formação nos cursos de nível superior, o professor Carlos Humberto cursou especialização em administração escolar e pós-graduação em psicopedagogia para portadores de necessidades especiais.
A diretora pedagógica, professora Delani Oliveira de Azambuja, cursou Curso Técnico em Contabilidade e Licenciatura plena em História. Também possui pós-graduação – Especialização em Ciências Sociais, Pedagogia – Licenciatura plena em matérias pedagogicas e séries iniciais, Habilitação em Supervisão escolar e pós-graduação – Informática na Educação.
A professora Laura Raffone Fernandez atua como Diretora de Recursos Humanos e possui curso Superior em Ciências Econômicas, pós Graduação – Especialização – visão Interdisciplinar e gestão escolar pela FACVEST. Atualmente a professora Laura cursa Mestrado em Politica Social pela UCPEL.
Missão e Visão Corporativas
Missão: Promover um ensino digno e de qualidade aos alunos da rede estadual de Pelotas e demais municípios da região, orientando-lhes e dando subsídios para uma boa formação escolar.
Visão: “Garantir o futuro das nossas crianças e jovens rumo a um mundo melhor através de ações que valorizem o ser humano e o meio em que vive.”
Meio ambiente
A 5ª CRE é um orgão estadual que coordena 140 escolas distribuídas em 18 municípios da Região Sul. Além das escolas estaduais de Pelotas, a 5ª CRE abrange os seguintes municípios: Amaral Ferrador, Arroio do Padre, Arroio Grande, Canguçu, Capão do Leão, Cerrito, Cristal, Herval, Jaguarão, Morro Redondo, Pedras Altas, Pedro Osório, Piratini, Pinheiro Machado, São Lourenço do Sul, Santana da Boa Vista e Turuçu.
Números
A 5ª Coordenadoria Regional de Educação é uma instituição pública de porte regional que conta com uma equipe de oitenta servidores atuando em sua sede. A 5ª CRE coordena e orienta o trabalho de cerca de cinco mil professores atendendo a mais de sessenta e quatro mil alunos da rede estadual de ensino, distribuídos em dezoito municípios desta região.
Justificativa
A comunicação organizacional não deve ser vista como uma ação ou um conjunto de ações desenvolvidas para sanar problemas imediatos. Para tanto se faz necessária a elaboração de um planejamento com base nas necessidades da organização e de seu público, interno e/ou externo.
Considerando que a imagem que se tem dos órgãos públicos é geralmente negativa, a elaboração de um plano de comunicação norteia as ações que visem modificar esta imagem perante seu público.
O plano de Comunicação Organizacional Elaborado para a 5ª Coordenadoria Regional de Educação pretende coordenar ações que melhorem a comunicação interna e externa, melhorando assim a sua imagem perante seu público que abrange professores, alunos e comunidade escolar.
Políticas de comunicação organizacional
Para garantir a eficácia da Comunicação como uma ferramenta de interação ficam estabelecidas as seguintes políticas:
- Formar e manter uma imagem institucional coerente e positiva através da interação do publico interno.
- Garantir a transparência de informações sobre os fatos acerca da instituição.
- Utilizar meios que facilitem o acesso dos públicos às informações e decisões concernentes a instituição.
Diretrizes de comunicação organizacional
- Realizar ações voltadas à conscientização e manutenção de uma imagem positiva;
- Organizar uma estrutura de Assessoria de Imprensa;
- Manter uma boa relação com a imprensa;
- Organizar coletivas de imprensa para esclarecimentos sobre assuntos relacionados à Coordenadoria, sempre que necessário.
Objetivo geral
Elaborar um plano de Comunicação Organizacional para a 5ª Coordenadoria Regional de Educação com vistas a melhorar sua imagem perante seu público interno e externo.
Objetivos específicos
- planejar ações de comunicação interna;
- planejar ações de comunicação com o público externo;
Metas
O planejamento organizacional elaborado para a 5ª CRE pretende atingir os públicos interno, e toda a comunidade escolar, abrangendo professores, alunos e pais.
O Plano busca conscientizar o público interno sobre seus deveres perante a comunidade e melhorar a imagem da instituição perante seu público.
Listar as ações a serem desenvolvidas junto aos diferentes públicos
A partir do plano organizacional será desenvolvido um site ou blog voltado ao público externo contendo informações sobre as ações desenvolvidas pela 5ª CRE e assuntos relacionados.
Para o público interno será desenvolvido um informativo impresso quinzenal contendo assuntos relacionados ao ambiente de trabalho e notícias relacionadas à educação. O informativo deverá circular entre os servidores, de forma gratuita e atualizada. Também será realizado o envio diário de informações relacionadas à Coordenadoria e à Educação, via e-mail, garantindo assim, o fluxo contínuo de informações.
Para o público misto serão realizadas eventos e palestras voltadas tanto ao público interno quanto a público externo com fim de orientar e contribuir para a formação de professores e funcionários.
Cronograma de Ações
AÇÃO | PERÍODO | |
Assessoria de imprensa | Criação da estrutura e apresentação da proposta | Janeiro / 2009 |
Informativo Interno | Elaboração e reunião do Conselho Editorial | Fevereiro/2009 |
CRE On Line | Elaboração e implantação | Março / 2009 – Abril / 2009 |
Palestra Sobre Comunicação Organizacional | Organização e realização | Março / 2009 |
Recursos Necessários
l Sala contendo recursos como computador, impressora, câmeras filmadora e fotográfica, além de material de expediente.
l Profissionais ou estagiários para atuarem na organização e elaboração, bem como na assessoria de imprensa.
Orçamento
O orçamento será realizado de acordo com a disponibilidade de verbas para esta atividade.
Poderão ser remanejados os recursos já existentes na Coordenadoria, para evitar maiores gastos, uma vez que os tramites burocráticos, diferentes de uma empresa privada, dificultam a disponibilização de recursos.
Critérios de Avaliação
Os resultados do trabalho proposto serão considerados satisfatórios se 80% dos objetivos e metas propostos forem atingidos. Serão realizadas pesquisas de opinião junto aos públicos internos e externos envolvidos nos projetos. Também serão utilizadas clipagens dos jornais locais para avaliar o desempenho do plano organizacional e da assessoria de imprensa.
CRIAÇÃO DA ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO
Identificação
A 5ª Coordenadoria Regional de Educação hoje não possui uma Assessoria de Comunicação. Para executar os projetos propostos no Plano de Comunicação Organizacional é necessária a criação de um setor na instituição voltado para este fim, ou seja, a Asssessoria de Comunicação.
A assessoria de Comunicação ficará responsavel por todas as ações de comunicação ligadas aos públicos interno e externo, tais como informativos, eventos e campanhas realizadas pela 5ª CRE. A Criação deste setor é essencial para o andamento do Plano de Comunicação Organizacional uma vez que será a partir deste setor que os seguintes projetos serão desenvolvidos.
A assessoria de comunicação estará como os outros setores ligados a 5ª CRE subordinada ao Coordenador. Sendo composta por profissionais da Comunicação.
Justificativa
Para alcançar os objetivos propostos pelo plano de comunicação organizacional é necessária a criação de um setor dentro da empresa responsável pelas ações previstas neste plano.
A Assessoria de Comunicação deverá auxiliar as relações da instituição com os públicos interno e externo. Tendo como objetivo a recuperação da qualidade da imagem institucional, tão decandente nos órgãos públicos.
Objetivo geral
Auxiliar e gerenciar todas as ações ligadas à comunicação dentro da 5ª Coordenadoria Regional de Educação, com a finalidade de melhorar as relações da instituição com seus diversos públicos.
Objetivos específicos
- Realizar ações voltadas aos públicos ligados a 5ª CRE;
- Enviar releases aos meios de comunicação da região sobre fatos ligados à 5ª CRE;
- Manter os projetos propostos pelo Plano de Comunicação Organizacional;
- Criar estratégias para melhorar a imagem da instituição diante de seus públicos;
- Avaliar as ações realizadas pela instituição.
Metas
Ser um setor eficiente dentro da instituição e executar os projetos propostos no Plano de Comunicação Organizacional, apresentando as propostas e resultados destas ações aos diretores da empresa.
Metodologia
Para a criação do setor de Assessoria de Comunicação da 5ª Coordenadoria Regional de Educação a proposta deverá ser apresentada aos coordenadores da instituição, expondo os benefícios que a Assessoria trará à 5ª CRE.
A partir de sua implantação, a Assessoria de Comunicação deverá executar os projetos propostos no Plano de Comunicação Organizacional.
Recursos Necessários
Estrutura
- Sala de Assessoria de Comunicação;
- Computadores com acesso a internet;
- Telefone;
- Recursos financeiros para material de escritório;
- Recursos Financeiros para mobilia de escritório.
Humanos
- Profissional da Comunicação;
- Estagiário de Comunicação.
Financeiro
- Recursos financeiros para a execução dos Projetos propostos.
Cronograma
Ação | Data |
Apresentação da Proposta | Janeiro /2008 |
Inicio das Atividades | Janeiro / 2009 |
Critérios de Avaliação
A Assessoria de Comunicação será avaliada de acordo com a análise dos resultados obtidos pelas ações realizadas com o público interno e externo da 5ª CRE, tendo como critério a obtenção de 60% de sucesso nas propostas apresentadas.
A clipagem das notícias veiculadas pela imprensa local também será um recurso de avaliação, uma vez que demonstra o resultado do trabalho realizado junto à mídia, sendo possível medir seu retorno.
INFORMATIVO INTERNO E SITE
Identificação
O projeto de veículo institucional será desenvolvido na 5ª Coordenadoria Regional de Educação. A 5ª CRE conta com cerca de oitenta professores atuando em sua sede. Estes profissionais estão distribuídos em quatro setores: Departamento pedagógico, departamento de recursos humanos e departamento administrativo financeiro.
Os setores organizados na 5ª CRE dão suporte para o trabalho realizado nas escolas, o que exige que o fluxo de informações seja realizado continuamente e com qualidade. A partir da elaboração de um informativo interno e de um site ou blog, será possível manter uma unidade de comunicação.
O site ou blog elaborado para a 5ª CRE será uma ferramenta de comunicação imediata que garantirá a divulgação de informações relacionadas à educação e as ações do Governo Estadual, através da Secretaria Estadual de Educação, que norteia o trabalho da Coordenadoria. O blog também será um meio de comunicação que garantirá o fluxo contínuo e imediato de informações para as escolas, onde poderão ser divulgadas as ações mais significativas realizadas por elas, bem como informações de interesse da comunidade escolar.
O informativo será um instrumento para divulgar, além das informações mais significativas divulgadas no site ou blog, as ações realizadas pelas escolas, podendo ser, posteriormente, distribuído também nos educandários da rede.
Justificativa
A ação comunicativa faz parte do nosso cotidiano, é um fenômeno social, origina-se da idéia de “romper o isolamento”, o termo em si refere-se ao processo de compartilhar um mesmo objeto. Este termo também é definido como “comunicação de espaços, circulação, transporte de coisas: vias de comunicação, estradas”.
Com base nesses conceitos, ressalta-se a importância do desenvolvimento de um plano de ação que vise a organização da comunicação institucional. A elaboração deste plano possibilita a criação das vias de comunicação facilitando e garantindo a qualidade do fluxo de informações que circula interna e externamente, favorecendo assim, o relacionamento intra-institucional.
A elaboração de um informativo interno impresso e a criação de um site ou blog, com notícias e informações relacionadas à educação e ao andamento do trabalho da Coordenadoria e dos órgãos a ela relacionados, facilitam o processo de comunicação e contribui pra a unidade das ações da CRE.
Objetivo Geral
Elaborar um informativo para veiculação impressa e on-line para a 5ª Coordenadoria Regional de Educação.
Objetivos Específicos
- Viabilizar o fluxo de informações;
- Facilitar e estimular a comunicação interna;
- Divulgar as ações do governo estadual através da Secretaria Estadual de Educação.
Metas
A proposta do informativo pretende abranger o público interno em sua totalidade.
Metodologia ou Estratégia de Ação
Após a ronda semanal nos setores para buscar possíveis pautas, a assessoria de comunicação fará uma seleção das informações mais abrangentes, colhidas nos setores ou através da busca no clipping dos veículos impressos e do site da Secretaria Estadual de Educação, realizado diariamente. A partir das informações obtidas através do clipping, poderá ser feita uma triagem sobre as principais ações desenvolvidas no âmbito da 5ª CRE que possam ser divulgadas na Coordenadoria, para conhecimento de todos os setores.
Após a seleção do material, será realizada a elaboração dos textos, com posterior diagramação e avaliação realizada pela assessoria juntamente com o conselho editorial, composto pelo coordenador e um representante de cada setor.
A impressão será realizada na própria coordenadoria e o informativo será entregue a cada servidor individualmente.
Recursos necessários
- Humanos
- Conselho editorial;
- Diagramador;
- Redator.
- Estrutura
- Impressora;
- Folhas para a impressão;
Cronograma
Reunião do Conselho editorial | Março/ 2009 |
Criação do Projeto Gráfico | Março/ 2009 |
Montagem da primeira edição | Março/ 2009 |
Distribuição dos exemplares | Abril / 2009 |
Orçamento
Impressão do informativo em empresa terceirizada – R$ 0,10 Un.
Critérios de Avaliação
Para avaliar o desenpenho do informativo interno, será realizada uma pesquisa de satisfação a cada seis meses. A avaliação será considerada satisfatória se atingir 60 % de aprovação do público interno.
A avaliação do blog ou site será realizada a partir de comentários postados por visitantes, bem como através de enquetes e pesquisa de satisfação realizadas através do próprio site ou blog.
PALESTRA: O PAPEL DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
PROF. MARGARETH MICHEL
Identificação
Realização de uma Palestra voltada ao público interno da 5ª Coordenadoria Regional de Educação com ênfase na Comunicação organizacional. A proposta da palestra pretende orientar e situar o público interno sobre a importância da comunicação organizacional, como funciona e qual o real papel da assessoria de comunicação, facilitando assim o entendimento dos demais funcionários das capacidades e das utilidades desta assessoria.
A organização do evento corporativo é de responsabilidade da assessoria de comunicação e a palestra ministrada pela professora do Curso de Comunicação Social da UCPEL, professora Margareth Michel. A palestra terá como título: “O Papel da Comunicação Organizacional”.
Justificativa
A 5ª Coordenadoria de Educação, não tem um trabalho de comunicação organizacional efetivo. A Palestra deverá esclarecer dúvidas e mostrar a importância da organização dos processos de comunicação e da assessoria para a instituição.
A partir da palestra serão esclarecidas dúvidas sobre as questões ligadas ao planejamento e execução das ações de comunicação organizacional.
Objetivo geral
Realizar uma palestra para esclarecer dúvidas e demonstrar ao público interno a importância de uma assessoria de comunicação em uma instituição.
Objetivos específicos
- Esclarecer dúvidas sobre assessoria de comunicação;
- Introduzir o tema aos servidores;
- Dar início aos trabalhos da assessoria de comunicação na instituição;
- Orientar sobre o papel da Assessoria e sobre a postura que os servidores podem ter diante da assessoria.
Metas
Atingir todo o público interno da 5ª Coordenadoria Regional de Educação fazendo com que todos participem da palestra uma vez que a mesma será realizada durante o horário de expediente dos funcionários.
Ficará a cargo da Assessoria de Imprensa convidar os Diretores das escolas de abrangência da 5ª CRE para a palestra visando atingir no mínimo 30 % dos diretores convidados, tendo em vista a dificuldade que muitos poderão enfrentar por questões geográficas e que envolvam compromissos de suas instituições de ensino.
Metodologia
A palestra será organizada pela Assessoria de Imprensa da 5ª CRE. A data será definida de acordo com a disponibilidade da palestrante, mas deve acontecer durante o mês de março de 2009.
A palestra deverá acontecer durante toda a manhã. Será disponibilizado a palestrante, se necessitar, Datashow e aparelhagem de som necessária para garantir a qualidade da apresentação.
Recursos Necessários
- Equipamentos
Serão utilizados os equipamentos disponíveis na Coordenadoria, tais como:
- Computador
- DataShow
- Aparelhagem de Som e Microfone
- Recursos Físicos
- Cadeiras para os convidados
- Divulgação
- Através de Mural e e-mail.
- Humanos
- Palestrante.
- Materiais Necessários (Coffee Break)
- Salgados
- Café
- Refrigerantes
- Copos e Pratos descartáveis.
Cronograma
Ação | Data |
Divulgação | Fevereiro /2009 |
Palestra | Março /2009 |
Cronograma da Palestra
O cronograma será definido de acordo com o planejamento realizado pela palestrante, sendo que a palestra deverá iniciar às 9h, podendo se estender até às 11h, com realização de intervalo de 15min para Coffee Break
Orçamento
- Coffee Break - Custo: R$ 50,00
Critérios de Avaliação
O bom aproveitamento da Palestra será definido nos meses seguintes a partir da recepção dos funcionários do Plano de Comunicação Organizacional proposto. A avaliação também será realizada a partir da integração com o setor de comunicação nos períodos que se seguem após a palestra.
Será realizada uma pesquisa de avaliação da palestra abrindo espaço para críticas e sugestões dos servidores para futuros eventos que devem ser realizados.
Pretendente-se alcançar 90% de aprovação dos servidores.
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